Als je al ruim dertig jaar op dezelfde manier werkt, is het een behoorlijke uitdaging het roer volledig om te gooien. Zeker met 50 man personeel en meerdere locaties. Toch is dat wat de klant van automatiseerder Colijn IT, Morpheus, deed. En méér nog dan dat. De drie bestaande softwaresystemen werden ingeruild voor één geïntegreerd digitaal systeem. Alle hardware werd vernieuwd. Én alle bedrijfsprocessen werden volledig geautomatiseerd.
Ondanks de enorme groei die slaapkamer- en beddenspeciaalzaak Morpheus de afgelopen decennia heeft doorgemaakt, was van automatisering nog nauwelijks sprake. Voor de directe verkopen in de winkels werd gewerkt met traditionele kassa’s en handgeschreven bonnetjes. Veel werkzaamheden gebeurden met de hand. En de systemen die er waren, werkten onderling niet samen.
“In eerste instantie waren we alleen op zoek naar een nieuw ERP-systeem. Maar tijdens de gesprekken met Colijn IT kwamen we erachter dat onze manier van werken in meerdere opzichten niet altijd even efficiënt was”, aldus Sander Minco, eigenaar en ontwerper van Morpheus.
Een dagelijks terugkerend probleem was dat er geen inzage was in de voorraadposities bij de verschillende filialen. Hierdoor ging veel tijd verloren met het rondbellen en zoeken naar de juiste artikelen. Voor de orderverwerking en inkoop van alle maatwerkproducten werd gebruik gemaakt van een beperkt ERP-systeem. Op de financiële administratie werd gewerkt met een apart financieel pakket, zonder enige onderlinge integratie. Voor het inplannen van leveringen en serviceafspraken werd een traditioneel planbord gebruikt. En alle managementinformatie moest handmatig worden vergaard. Ook de webshop draaide op een apart systeem en werd handmatig beheerd.
Het werken met verschillende, op zichzelf staande systemen, en het vele handwerk, was erg inefficiënt, tijdrovend en foutgevoelig. Actuele voorraadinformatie ontbrak, uitwisseling tussen de filialen was omslachtig en er was geen directe inzage in de bedrijfsresultaten. Bovendien lieten de bestaande systemen qua functionaliteit te wensen over.
Een nieuwe koers
Ruimte voor verbetering dus. Met behulp van de iONE software is Morpheus een geheel nieuwe weg ingeslagen. De drie verschillende systemen zijn vervangen door één volledig geïntegreerd systeem, waardoor alle interne bedrijfsprocessen naadloos op elkaar zijn afgestemd. Hierdoor wordt niet alleen veel tijd, maar ook heel veel geld bespaard en wordt de foutkans teruggebracht tot een minimum.
“Dankzij iONE hebben we nu realtime inzage in de voorraadposities in andere filialen en kunnen artikelen tussen de winkels eenvoudig worden uitgewisseld”, aldus Sander Minco. “Ook de webshop is volledig geïntegreerd, zodat de voorraadinformatie altijd up-to-date is. Dat geeft veel tijd en rust.”
Bovendien worden alle orders uit de webshop automatisch verwerkt in iONE. Klantinformatie, orderdetails én betaalgegevens worden zo in één keer verwerkt. Dit bespaart heel veel dubbel werk én fouten. En voor alle maatwerk producten wordt nu gebruik gemaakt van de 2D productgenerator, waardoor uitsluitend nog (technisch) foutloze orders kunnen worden geplaatst.
Om het optimale resultaat uit de nieuwe software te halen, is op alle werkplekken de hardware vernieuwd en een snellere wifi-verbinding aangelegd. Ook is op verzoek van de klant een koppeling gemaakt met ScanSys en Exact Online. Alle bestaande product- en klantgegevens zijn geïmporteerd naar iONE, zodat er geen waardevolle historische informatie verloren is gegaan.
Plannen voor de toekomst
Geen kans heeft Morpheus onbenut gelaten om een enorme verbeterslag te maken. Op het moment van schrijven is de implementatie van iONE in volle gang. Om de overgang naar iONE zo soepel mogelijk te laten verlopen, staan de iONE consultants ter beschikking om de medewerkers te trainen en alle mogelijke vragen te beantwoorden. De volgende stap is het opzetten van een klantportaal: een platform voor de consument om de status van zijn order stap voor stap te kunnen volgen.
Sander Minco: “Mijn vader zei vroeger al: we gaan niet automatiseren om het automatiseren. Automatisering moet iets toevoegen of vereenvoudigen. En het moet efficiency opleveren. En dat is zeker wat we binnen iONE gevonden hebben.”
Wat de klant zegt over Colijn IT
Waarom heeft u voor Colijn IT gekozen?
"Ons bedrijf bestaat ruim zeventig jaar. Door de jaren heen hebben we met verschillende systemen gewerkt. Een automatiseringsslag is eerder ook al gemaakt, maar niet op dit niveau en zeker niet geïntegreerd. We zochten een programma dat veel kan en wat veel mogelijkheden biedt, zonder dat je meteen alles overhoop hoeft te gooien. We hebben zo’n drie pakketten onderzocht, variërend van heel eenvoudig tot heel complex. Uiteindelijk hebben we gekozen voor iONE, omdat deze software álle mogelijkheden bood die we zochten. En méér dan dat."
Hoe ervaart u de samenwerking?
"Over het algemeen gaat de samenwerking heel goed. Vooral de begeleiding vanuit consultancy is heel prettig. Een programma kan nog zo goed zijn, het is en blijft (ook) mensenwerk. Voor mij is de persoonlijke klik dan ook heel belangrijk. Met onze directe contactpersoon is die er zeker. Iemand die z’n mannetje staat, maar ook precies de juiste snaar weet te raken."
Wat vindt u bij Colijn IT wat u bij andere aanbieders niet vindt?
"iONE onderscheidt zich door de uitgebreidheid van de software. De standaard programmatuur dekt vrijwel alles af. iONE is zelfs zo compleet, dat we nog lang niet alle mogelijkheden hebben ontdekt. Begeleiding vanuit de consultants is wel echt een voorwaarde om het programma volledig in de vingers te krijgen."
Wat zijn uw bevindingen tot nu toe?
"Ik ben tevreden met wat er nu staat. Ik zou zeggen een 7,5 of 8. Maar we gaan natuurlijk voor een 10. Vanwege de lockdown hebben we een deel van de implementatie naar voren gehaald en sinds maart 2021 zijn we ‘live’. Maar het is een ongelooflijke monsterklus. Met name de overgang van het oude naar het nieuwe systeem heeft tijd nodig. Ik verwacht dat we nog zeker tot het eind van het jaar nodig hebben om alles 100% in te richten en ons eigen te maken."
Wat hoopt u te bereiken met deze samenwerking?
"Mijn doel is een volledig geautomatiseerd proces, waaraan nog steeds wel mensenhanden te pas komen, maar de kans op fouten vele malen kleiner is. En ik wil meer inzage in de bedrijfsresultaten, zodat we daar beter op kunnen sturen."
Meer informatie:
Colijn IT
Amundsenweg 6
4462 GP Goes
+31 (0)113 236 000
info@colijn-it.nl
www.colijn-it.nl